¿Cómo inicio mi primer proyecto de transformación ágil?

¿Cómo inicio mi primer proyecto de transformación ágil?

Hoy la transformación e innovación es asunto de todas las personas y de las organizaciones.  Como profesional, gerente, emprendedor, empleado público o cualquier persona en general, estamos viviendo cambios acelerados en la forma de hacer negocios, en la manera en que compramos productos y servicios los cuales tienen que ver tanto con el crecimiento exponencial de la tecnologías como con la innovación en las cadenas de valor sobre las cuales se mueve el mundo en el que vivimos.   Se espera que todo sea rentable, ocurra en el corto tiempo, para hacerlo mejor y con menos recursos. Y es allí en donde nace la  necesidad de incorporar proyectos de agilidad en todos los niveles de cada tipo de organización, así como tener las herramientas para sobresalir en este contexto cambiante.

De acuerdo con Darrell K. Rigby, Jeff Sutherland and Hirotaka Takeuchi, durante las últimas décadas, los proyectos de transformación han aumentado considerablemente las tasas de éxito especialmente en la industria de software, con resultados sobresalientes frente a la mejora de la calidad y la velocidad de comercialización y han impulsado la motivación y la productividad de los equipos de TI, dado que la digitalización es la principal fuente de disrupción en todos los sectores económicos. Estos aprendizaje han sido llevados a todos los ámbitos (a una amplia gama de industrias y funciones e incluso a la alta gerencia), es decir: procesos, productos y servicios que tienen las organizaciones en general, involucrando nuevos valores, principios, prácticas y beneficios y son una alternativa radical a la administración de estilo de comando y control.  Esta aproximación la podemos ver en la pasada encuesta KPMG CEO Outlook, en la cual la percepción muestra que la pandemia ha contribuido a acelerar ese proceso: la amplia mayoría de los encuestados asegura que su nivel de digitalización se encuentra meses por delante de lo esperado en aspectos como la experiencia del cliente (53%) o el modelo operativo (50%).

¿en qué grado se ha acelerado la digitalización de su empresa? - cuadro de barras.

Fuente:  KPMG 2020. Talento y digitalización para crecer

Es así como, cada día escuchamos en las organizaciones que frente a este reto de ser ágiles y generar valor, las personas se preguntan: ¿cómo empieza todo? ¿cómo inician los proyectos ágiles? ¿Nacen por generación espontánea ó de qué manera los planificamos? ¿Qué tal si empezamos por un piloto? ¿Será cierto que si digitalizamos de forma ágil pudiéramos lograr rendimientos positivos mayores a un 50%?

… Vayamos a la práctica con esta experiencia de Hugo Suarez:

 “En este transitar de aprendizajes, tuve la oportunidad de participar en una transformación ágil y quiero ser muy sincero frente a esta primera experiencia en donde me faltó conocer:

·         El apoyo por los líderes.

·         El propósito del cambio.

·         Definir y socializar un indicador de progreso del cambio y de su meta.

·         Espacios donde se compartiera lo bueno, lo malo y lo feo. 

Pueden existir otros aspectos a considerar, sin embargo, pienso que los anteriores son los elementos más importantes a tener en cuenta para generar un cambio sostenible por los equipos y por la organización, estos serían como el 80/20 de la democratización de un cambio donde se genera inclusión de ideas, opiniones, decisiones y acciones”.

La evidencias nos muestran que algunas compañías optan por iniciar contratando un consultor, con experiencia en este tipo de procesos al tiempo que invierten recursos en capacitación de sus primeros gestores y responsables de productos. Deciden probar con un piloto a través de una célula de trabajo y luego ir expandiendo a toda la organización. Otras empresas deciden aplicarlo a toda la organización y usan marcos de escalamiento para lograrlo.  En todo caso, el ensayo y error es parte de este proceso de aprendizaje.  

En nuestra opinión no existe una fórmula perfecta, la decisión depende de la estrategia que defina la organizaciones para alcanzar su propósito superior, de las metas y del proceso de gestión del cambio que acompañe las decisiones que se tomen.  Se necesita ir creando una mentalidad de crecimiento en la cual se experimente, se permita el ensayo y error (en el corto tiempo y con bajos costos), así como también establecer procesos que faciliten el trabajo en equipo con diversidad de experiencias, conocimientos, estilos, niveles  y opiniones.  Para esto es necesario que el compromiso inicie desde el equipo de gerencia de cada organización y se defina el plan de transformación cultural apropiado a la estrategia de la organización.

Si vas a iniciar algún proyecto ágil a continuación algunos tips o recomendaciones que pueden ser de utilidad:

  • Actualice su estrategia y defina claramente el propósito del cambio y su indicador de progreso, se requiere establecer el foco, priorizar (dos o tres) acciones para abordar. 
  • Construya  un plan de transformación digital que esté alineado con su estrategia y objetivos y que facilite la preparación de la compañía al nuevo entorno competitivo, así como  priorizar y definir un plan para la implementación del cambio.
  • Capacite y actualice a las personas para que conozcan el enfoque (iniciando por el compromiso de la alta dirección) y comprendan dónde funciona o no Agile y a partir de allí vivan los principios y valores de la agilidad en aquellos problemas cuya complejidad lo amerita. 
  • Alinee sus roles, procesos, funciones y gestione la organización para lograr el cambio que desea a través de un programa de transformación cultural.

Y si se encuentra ya andando su plan de transformación no olvide esta recomendación:  Evitar las excesivas capas de revisión y control y en cambio lograr que todos los miembros en equipos conozcan en detalle lo que necesita el cliente y comprendan su significado y puedan tener esos espacios de conversación para aclarar las dudas e inconvenientes que se presenten.  Deje que cada equipo construya su propio ambiente y aprenda de sus prácticas de trabajo conjunto.

Recuerda que en estos procesos se aprende haciendo, cómo dicen los barranquilleros en Colombia: 

“Quién lo vive es quien lo goza! ”.  

Si quieres profundizar sobre este tema te tenemos los siguientes recomendados para lectura:

Puedes seguirnos en las redes sociales como @marlethmoralesm y Hugo Anibal Suarez. Déjanos conocer qué temas te gustaría encontrar en estas publicaciones.

Apasionada por los procesos de transformación organizacional y digital, para poner el talento y la digitalización en el centro de la estrategia, generando valor a las empresas. Actualmente está enfocada en proyectos de innovación que utilizan los marcos de agilidad y las técnicas de creatividad y diseño de pensamiento (design thinking), para crear o mejorar, transformar, o agregar valor a procesos, productos y servicios. Cuenta con más de 16 años experiencia en los sectores: Consultoriìa, Agroindustria, Alimentos, Gobierno, Manufactura, Servicios, Educacioìn y Comunicaciones. Tiene una Maestriìa y pregrado en Ingenieriìa Industrial. Coach Ontoloìgica, Scrum Master, Certificada en Gestión del Cambio, entre otros.