Trabajo en equipos

Superando los Obstáculos de un Equipo

Introducción

Este escrito nace como una iniciativa, desarrollada para Agiles Colombia 2018, para ayudar a las personas a identificar que les impide lograr en su equipo el rendimiento que desean a partir identificar los obstáculos naturales que propone Patrick Lencioni en su libro Las 5 disfunciones de un equipo.

Como objetivos nos planteamos principalmente desarrollar un ejercicio práctico de participación y colaboración conjunta, para desarrollar equipos desde su “ser” y las personas que lo integran.

El ejercicio se desarrolló mediante un taller con personas de diferentes empresas, perfiles y roles; que como miembros de un equipo de trabajo, lograran identificar problemas comunes y generar propuestas de alternativas de solución de acuerdo a las experiencias vividas.

Desafio: Desarrollar en 45 minutos un taller que está diseñado para ser elaborado con un tiempo estimado de 4 horas o más, según el nivel de profundidad que se desee y a partir de los descubrimientos, trabajar directamente los accionables en los equipos.

La autoría de este documento es compartida entre todos los participantes.

Desarrollo

El ejercicio inició con una explicación breve sobre los conceptos involucrados (confianza, armonía, responsabilidad compartida, compromisos y la falta de foco de equipo sobre el foco individual) y a partir de esto cada participante se debía ubicar en la disfuncionalidad que consideraba que mas estaba afectando su equipo. La razón de esto consistía en tener una primera aproximación de lo que era cada obstáculo natural y de lo que los participantes entendía por cada una.

Después de esto, cada grupo (organizados por disfuncionalidad) identificó las mayores dificultades que estaban teniendo y empezaron a trabajar sobre el planteamiento de soluciones basados en las vivencias de cada uno. Una vez se cumplió el timebox, fuimos recorriendo cada una de las disfuncionalidades y generamos un espacio de diálogo, donde compartimos los problemas que se encontraron, las soluciones planteadas y otras posibles alternativas en un ejercicio de inteligencia colectiva basado en las lecciones aprendidas de los demás participantes.

Es importante aclarar que aunque se tomó como referencia el enfoque piramidal que plantea Patrick Lencioni, preferimos abordarlo desde un enfoque en espiral, considerando que una vez un equipo logre superar cada una de las disfuncionalidades, pueden surgir nuevas hipótesis que nos hacen replantearnos. Un ejemplo de esto se puede encontrar en un equipo auto-organizado y comprometido, que al ver los buenos resultados no buscan generar nuevos aprendizajes de manera continua.

Cómo resultado del taller salieron salió la siguiente lista de temas por disfuncionalidad:

Ausencia de confianza

Situación expuesta por el equipo:

  • “una persona de mi equipo no recibe feedback”

Alternativas de solución:

  • “feedback basado en hechos”: llevando al equipo a la reflexión de hechos puntuales y generando acciones para efectuar al momento en que se repita en situaciones similares.
  • “Conversar la percepción del que pone la barrera”: trayendo como beneficio que los demás miembros del equipo entiendan los puntos de vista y el propósito de las acciones de quien pone la barrera, exponiendo las razones de los miembros del equipo y que encuentren acciones grupales.
  • “identificar por qué sentimientos de culpa en esta”: la falta de confianza y el ego “laboral” trae como consecuencia ocultar emociones y fallas, que generan barreras de información y faltas de acciones.

Acciones propuestas por Patrick Lencioni:

  • Ejercicio de historias personales
  • Ejercicio de eficacia del equipo.
  • Perfiles de personalidad y preferencia de conducta.
  • Total intercambio de impresiones (360 grados).
  • Ejercicios de experiencias en equipo.

Otras acciones propuestas:

  • Invitación a conocer los sueños que tiene los miembros de un equipo
  • Ventana de Johari: Saber cómo “me veo” y cómo “me ve” mi equipo.
  • Identificar áreas generales en las cuales un equipo deba trabajar y sobre esto crear un radar 360. (Se puede tomar como ejemplo el radar de la retrospectiva del índice de la felicidad).
  • Identificar estilos de liderazgo en los miembros del equipo
  • Escucha compasiva, presencia, ofertas, declaraciones y pedidos orientadas a la acción.
  • Coffee lean acerca de comportamientos grupales e impedimentos conductuales.
  • Prospectiva para trazarnos metas en habilidades blandas como equipo y como miembro de equipo.
  • Team canvas
  • Poner un nombre al equipo (sentido de pertenencia).

Temor a conflicto

Situación expuesta por el equipo:

  • “El ego del arquitecto: no quiere trabajar con el equipo”

Alternativas de solución:

  • Feedback con el colaborador: Establecer una conversación acudiendo a la conciencia del trabajo colaborativo y la inteligencia colectiva con el mensaje de acercarse al equipo.
  • Feedback del equipo: Establecer una conversación acudiendo a la conciencia del trabajo colaborativo y la inteligencia colectiva acudiendo al coraje de hacer el pedido de cercanía al arquitecto e integrarlo al equipo.
  • Tomar decisiones: tomar decisiones orientadas a la acción para lograr un acercamiento o generar cambios en el equipo.

Acciones propuestas por Patrick Lencioni:

  • Excavar la situación
  • Autorización sobre la marcha
  • TKI

Otras acciones propuestas:

  • Coffee lean acerca de problemas específicos (Se recomienda tener un backlog de puntos a tratar).
  • A los miembros que no hayan participado preguntarle la opinión sobre las alternativas propuestas. ¿Qué opina? ¿Cómo puede afectar su trabajo?.
  • Votación sobre propuestas sobre los problemas evidenciados.
  • Identificar otras áreas o equipos que puedan verse afectados.
  • Sesiones de coaching grupales (modelo propuesto: GROUP / RE-GROUP).

Falta de compromiso

Situación expuesta por el equipo:

  • “Un equipo scrum que a pesar de haberse comprometido, incumple y es indiferente”

Alternativas de solución:

  • “Propiciar conversaciones alrededor del compromiso”: Para que como miembros del equipo, se pueda entender la razones y ejecutar acciones para retomarlo.
  • “1 nivel de consciencia acerca del compromiso”: Trabajar en reconocer que es la falta de compromiso, y cómo afecta esto al desempeño del equipo.

Acciones propuestas por Patrick Lencioni:

  • Cascada de mensajes.
  • Fechas limite.
  • Análisis de contingencia y del peor escenario.
  • Terapia de exposición a bajo riesgo.

Otras acciones propuestas:

  • Debatir sobre qué es estar comprometido con el equipo, y cómo nos comprometemos con un propósito u objetivo.
  • Ventana de Johari aplicada a pedidos y ofertas.
  • ¿Cuántas veces pedí algo al equipo?, ¿Cuántas veces el equipo me pidió algo?
  • ¿Cuántas veces ofrecí ayuda algo al equipo?, ¿Cuántas veces alguien del equipo me ofreció ayuda?
  • Definir acuerdos del equipo
  • Talleres, charlas y conferencias acerca de compromiso, víctima y responsable.

Evasión de responsabilidades

Situación expuesta por el equipo:

  • “Scrum master delegador y poco involucrado con el equipo”

Alternativas de solución:

  • Retroalimentación: Dar una retroalimentación oportuna entre los miembros del equipo.
  • Plan de mejora: Definir planes de mejora en los aspectos que se identifiquen como prioritarios.
  • Definir roles y ser directo: Tener claridad en los roles y la responsabilidad de cada miembro del equipo. (No perder competencias en T)

Acciones propuestas por Patrick Lencioni:

  • Publicación de metas y estándares
  • Revisiones sencillas y regulares de avance
  • Recompensas al equipo

Otras acciones propuestas:

  • Reforzar talleres sobre compromisos, pedidos y ofertas.
  • Publicar los objetivos y el propósito de los equipos.
  • Incentivar la cercanía de todos los roles de los equipos e integrantes que los rodean de tal forma que la jerarquía (Que las responsabilidades que nos divide no nos dejen perder nuestro propósito).
  • Radiadores de información (Ej. OKRs, tableros de seguimiento, etc).

Atención a resultados

Situación expuesta por el equipo:

  • “Excesos de compromiso de equipos”
  • “Segregar compromisos a equipos”

Alternativas de solución:

  • El equipo no encontró alternativas para resolver estos problemas

Acciones propuestas por Patrick Lencioni:

  • Declaración pública de resultados
  • Recompensas basadas en resultados

Otras acciones propuestas:

  • Alinear los objetivos del equipo con los objetivos de la empresa
  • Invitar a salir de la zona de confort continuamente (¿Cuál fue la última vez que hiciste algo por primera vez?)
  • Ejercicios de escucha activa y compasiva.
  • Empoderar a miembros del equipo para transmitir la responsabilidad a otros equipos en objetivos compartidos.
  • Eventos de socialización, charlas y talleres hacía a las demás áreas de la organización, sobre los temas de gran expertíz.

Conclusiones

Después de finalizado el taller sacamos algunas conclusiones que relacionamos a continuación:

  • Cómo se puede observar en las secciones (situación expuesta por el equipo) las cinco disfunciones se pueden estudiar por separado, pero no son situaciones que se pueden trabajar de manera aislada, debido a que es un modelo interrelacionado. Es por esto que las acciones a realizar son acciones que ayudan a evidenciar y trabajar en un obstáculo y a su vez trabaja en los otros cuatro aspectos para impactar en la evolución cultural.
  • Muchas veces un equipo o un miembro se siente que pertenece a un obstáculo y en la medida que entiende en qué consiste cada uno se puede sentir más afín en otro.
  • En la medida que un equipo pueda identificar con claridad en qué etapa se encuentra, va a tener más herramientas para mejorar como equipo.
  • Aplicar métodos inadecuados a problemas inadecuados puede conducir a la frustración del equipo o del líder.
  • El objetivo del líder de un equipo es identificar cualquier obstáculo que tenga el equipo o algunos de sus miembros para ayudarlos a salir de este.
  • En muchas situaciones entre más diverso es un equipo o un conjunto de personas más creatividad y opciones se pueden generar.
  • Los 5 obstáculos propuestos Lencioni se pueden presentar todo el tiempo en diferentes grados de dificultad.
  • Este modelo tiene una alta relación con el modelo Tuckman y se puede observar como con el transcurrir del tiempo, bajo las acciones propuestas que se realizan en función de la evolución de los equipos se puede llegar a la fase de “performing” planteada por Tuckman

A pesar de no contar con el tiempo suficiente para el desarrollo del taller, consideramos que se cumplió el objetivo al exponer las 5 disfuncionalidades y ayudar a los participantes a identificar en cuál etapa están y algunas alternativas de cómo mejorar como equipo.

Nota: Este escrito puede ir siendo modificado en la medida que alguno de los participantes desee incluir algo nuevo.

Facilitadores

https://www.linkedin.com/in/danielnp20/

Participantes

  • aacosta
  • Claudia Toscano — Claudia Toscano Varg
  • Carlos Andres Palacio — @capalaciog
  • Raquel Ortiz — @roz1227
  • Marcela Vergara — @marcelapeque
  • Miguel Angel Rojas Martinez — @miguero94
  • Lina Melo
  • Andrea Mendez — @ingandreamendez
Hola! soy Daniel Peralta un soñador y emprendedor, ingeniero de sistemas de profesión y agilista de vocación. A lo largo de los años trabajando en mi propósito he descubierto que me amo acompañar a las personas y los equipos a transitar el camino para lograr lo que buscan. En la actualidad me desempeño como Agile Coach en una scale up colombiana y llevo mas de 12 años acompañando diferentes equipos, principalmente de tecnología, desde diferentes roles. Desde hace algo mas de 4 años trabajo en temas relacionados con agilidad e inicie un proceso de aprendizaje que espero nunca pare y me ha permitido obtener algunos logros como: A-CSM, CSPO, KMP, PAC, ATF y PMP entre otros

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